Ein Laptop am Strand von Portugal, die Kernarbeitszeit im Kalender – und plötzlich meldet die spanische Sozialversicherung Beitragsforderungen an Ihr Unternehmen. Workation gilt als attraktiver Benefit im Recruiting, birgt für Arbeitgeber aber vier parallele Risikofelder: Sozialversicherung, Steuerrecht, Arbeitsrecht und Aufenthaltsrecht.
Ohne schriftliche Regelung und ohne A1-Bescheinigung drohen Doppelversicherung, Nachzahlungen und im Extremfall eine ungewollte Betriebsstätte im Ausland. Dieser Beitrag zeigt, welche Fristen und Grenzwerte Geschäftsführer, CFOs und HR-Leitung kennen müssen, um Workation-Anträge rechtssicher zu genehmigen.
Was ist Workation und warum entstehen dabei Unternehmensrisiken?
Workation bezeichnet die vorübergehende Verlagerung der Arbeitsleistung ins Ausland, meist im Anschluss an oder während eines Urlaubs, während das deutsche Arbeitsverhältnis unverändert fortbesteht. Anders als bei einer Dienstreise oder Entsendung bleibt der reguläre Arbeitsplatz formal in Deutschland – genau das führt zu Fehleinschätzungen bei Geschäftsführung und HR.
Ein Anspruch auf Workation besteht arbeitsrechtlich nicht. Sie ist eine freiwillige Zusatzleistung des Arbeitgebers, die vertraglich flankiert werden muss, sonst drohen unklare Zuständigkeiten bei Unfall, Krankheit oder Datenverlust im Ausland.
Für Unternehmen entstehen vier parallele Risiko-Achsen: Steuerrecht durch mögliche Betriebsstättenbegründung, Sozialversicherungsrecht durch fehlende A1-Bescheinigung, Arbeitsrecht durch zwingende ausländische Schutzvorschriften und Aufenthaltsrecht durch Visums- und Arbeitserlaubnispflichten. Bereits ein einzelner Mitarbeiter, der mehrere Monate aus dem Ausland arbeitet, kann für das gesamte Unternehmen unerwartete Konsequenzen auslösen.
Besonders tückisch sind sogenannte Hush Trips – heimlich verlängerte oder nicht gemeldete Auslandsaufenthalte von Mitarbeitenden. Ohne zentrale Erfassung der Aufenthaltstage verliert die HR-Abteilung schnell den Überblick über kumulierte Risiken über das gesamte Kalenderjahr.
Wann droht Sozialversicherungspflicht im Ausland und wozu dient die A1-Bescheinigung?
Wer im Ausland arbeitet, ist dort grundsätzlich auch sozialversicherungspflichtig – die A1-Bescheinigung ist der einzige Nachweis, der eine vorübergehende Workation davor bewahrt. Sie bestätigt den Behörden im Aufenthaltsland, dass die Beschäftigten weiterhin dem deutschen Sozialversicherungssystem unterliegen.
Innerhalb der EU, des EWR und der Schweiz greift Art. 12 VO (EG) Nr. 883/2004: Eine vorübergehende Auslandstätigkeit kann als Entsendung behandelt werden, sodass der Arbeitnehmer im deutschen System versichert bleibt – vorausgesetzt, der Arbeitgeber beantragt die A1-Bescheinigung vorab beim zuständigen Träger. Seit dem 1. Januar 2025 ist die Beantragung ausschließlich digital möglich, und der Antrag sollte spätestens ein bis zwei Wochen vor Abreise gestellt werden.
Fehlt die Bescheinigung, drohen bei Kontrollen im Gastland Bußgelder und im schlimmsten Fall eine doppelte Beitragspflicht – Deutschland und Aufenthaltsstaat verlangen gleichzeitig Beiträge. Außerhalb von EU, EWR und Schweiz hängt die Absicherung vom jeweiligen bilateralen Sozialversicherungsabkommen ab; fehlt ein solches Abkommen, kann bereits ab dem ersten Arbeitstag im Ausland eine dortige Versicherungspflicht entstehen.
Arbeitet ein Mitarbeiter regelmäßig und wiederholt außerhalb des deutschen Firmensitzes, etwa im Rahmen von Homeoffice im EU-Ausland, kann sich die gesetzliche Sozialversicherung dauerhaft in den Wohnsitzstaat verlagern. Für den Arbeitgeber bedeutet das unter Umständen eine Registrierungspflicht im Ausland und die Verpflichtung, dort Sozialversicherungsbeiträge abzuführen – ein Aufwand, der bei der Genehmigung häufig unterschätzt wird.
Praxis-Tipp
Ohne A1-Bescheinigung droht Beschäftigten und Arbeitgebern eine Doppelversicherung in Deutschland und im Aufenthaltsland.
Wann entsteht ein Betriebsstättenrisiko im Ausland?
Ein Betriebsstättenrisiko entsteht, wenn ein Mitarbeiter im Ausland so regelmäßig oder so lange von einem festen Ort aus arbeitet, dass die Finanzbehörden dort eine feste Geschäftseinrichtung des Unternehmens annehmen. Maßgeblich sind Art. 5 OECD-Musterabkommen sowie im deutschen Recht § 12 AO.
Die Folgen sind gravierend: Das Unternehmen kann im Ausland körperschaftsteuer- und gewerbesteuerpflichtig werden, muss sich dort als Steuerpflichtiger registrieren und unterliegt zusätzlichen Erklärungs- und Dokumentationspflichten. Besonders kritisch wird es, wenn der Mitarbeiter aus dem Ausland Verträge unterzeichnet, Kunden betreut oder Entscheidungsbefugnis ausübt – dann reicht oft schon eine kürzere Aufenthaltsdauer.
Bei einer einmaligen, kurzen Workation von wenigen Wochen ist das Betriebsstättenrisiko gering. Es steigt jedoch deutlich, wenn derselbe Mitarbeiter wiederholt oder über mehrere Monate am gleichen Ort im Ausland arbeitet – auch mehrere kürzere Aufenthalte über das Jahr verteilt summieren sich und können in der Gesamtbetrachtung ein Betriebsstättenrisiko begründen.
Ein mittelständisches IT-Unternehmen aus Baden-Württemberg genehmigte einer Entwicklerin eine dreimonatige Workation in Kroatien ohne begleitende Prüfung. Erst eine nachträgliche steuerliche Analyse zeigte, dass die feste Tätigkeitsstätte am Ferienort in Kombination mit eigenständiger Kundenbetreuung ein Betriebsstättenrisiko auslöste – das Unternehmen musste die Konstellation nachträglich mit dem Steuerberater aufarbeiten und die interne Workation-Richtlinie um eine Höchstdauer ergänzen.
Die 183-Tage-Regel aus den Doppelbesteuerungsabkommen entlastet nur die Einkommensteuer des Arbeitnehmers, nicht automatisch das Betriebsstättenrisiko des Unternehmens. Beide Prüfungen laufen parallel und müssen getrennt bewertet werden.
Wichtig zu wissen
Die 183-Tage-Regel aus den Doppelbesteuerungsabkommen entscheidet häufig, ob die Lohnsteuerpflicht in Deutschland verbleibt.
