Rund 1,34 Millionen offene Stellen im zweiten Quartal 2024 — der Fachkräftemangel trifft KMU härter als Konzerne, weil HR-Ressourcen und internationale Netzwerke oft fehlen. Das reformierte Fachkräfteeinwanderungsgesetz (FEG) gibt Arbeitgebern seit 2023 deutlich mehr Hebel, qualifizierte Drittstaats-Angehörige zu gewinnen: neue Visa-Kategorien, erleichterte Abschluss-Anerkennung und die Chancenkarte als Jobsuche-Instrument.
Wer als Geschäftsführer oder HR-Leiter erstmals jemanden aus einem Nicht-EU-Land einstellt, stößt schnell auf drei Komplexitäts-Ebenen: Aufenthaltsrecht (welches Visa, welche Behörde, welche Fristen?), Vertragsrecht (welches nationale Recht gilt?) und Sozialversicherung (Territorialprinzip vs. Doppelversicherung). Alle drei Bereiche müssen gleichzeitig stimmen — ein Fehler auf einer Ebene blockiert die anderen.
Dieser Ratgeber bündelt die wesentlichen rechtlichen Pflichten für Arbeitgeber, erklärt das aktuelle Visa-System mit seinen drei Säulen und zeigt, worauf bei Arbeitsvertrag und Sozialversicherung zu achten ist, wenn Fachkräfte aus Drittstaaten in Deutschland beschäftigt werden.
Welche Visa-Kategorien gibt es nach dem reformierten FEG?
Das Fachkräfteeinwanderungsgesetz 2023 organisiert die Erwerbsmigration aus Drittstaaten auf drei Säulen: der Fachkräftesäule (anerkannter Abschluss), der Erfahrungssäule (Berufserfahrung ohne Anerkennungspflicht in nicht-reglementierten Berufen) und der Potenzialsäule (Chancenkarte mit Punktesystem). Jede Säule hat eigene Eingangsvoraussetzungen und richtet sich an unterschiedliche Bewerberprofile.
Die Fachkräftesäule greift, wenn ein Bewerber einen mindestens zweijährigen, im Herkunftsland staatlich anerkannten Hochschul- oder Berufsabschluss vorweisen kann, der in Deutschland als gleichwertig anerkannt wird. Seit November 2023 darf diese Fachkraft jede qualifizierte Tätigkeit in Deutschland ausüben — die frühere Bindung an den gelernten Beruf entfällt. Sprachkenntnisse sind für die Aufenthaltserlaubnis in diesem Fall nicht zwingend erforderlich.
Die Erfahrungssäule ist seit März 2024 in Kraft und richtet sich an Personen, die zwar eine ausländische Berufsausbildung haben, deren Abschluss aber nicht in Deutschland anerkannt wurde. Voraussetzung nach § 19c Abs. 2 AufenthG i.V.m. § 6 BeschV ist eine mindestens zweijährige, in den letzten fünf Jahren erworbene Berufserfahrung, die in fachlichem Zusammenhang zur angestrebten Beschäftigung steht. IT-Kräfte können unter dieser Säule sogar ohne formalen Abschluss einreisen.
Die Potenzialsäule materialisiert sich in der Chancenkarte, die seit dem 1. Juni 2024 gilt. Das Punktesystem berücksichtigt Qualifikation, Sprachkenntnisse (Deutsch A1 oder Englisch B2), Deutschlandbezug und das Potenzial eines mitreisenden Partners. Wer ausreichend Punkte sammelt, erhält einen Aufenthalt von bis zu einem Jahr zur Jobsuche in Deutschland — ohne bereits einen Arbeitsvertrag vorlegen zu müssen. Für KMU ist das ein Vorteil: Sie können potenzielle Kandidaten vor Ort kennenlernen und testen.
Als Arbeitgeber sollten Sie schon in der Recruiting-Phase klären, welche Säule auf Ihren Kandidaten zutrifft. Das entscheidet, ob die Bundesagentur für Arbeit zustimmen muss und wie lang das Visa-Verfahren dauert. Ein typisches Praxisszenario: Ein Maschinenbau-Unternehmen aus dem Stuttgarter Raum wollte einen Mechatroniker aus Vietnam einstellen. Da der Abschluss in Deutschland noch nicht anerkannt war, nutzte das Unternehmen die Erfahrungssäule kombiniert mit einer Anerkennungspartnerschaft — die Fachkraft konnte nach rund vier Monaten Verfahrensdauer die Arbeit aufnehmen.
Welche Pflichten hat der Arbeitgeber im Aufenthaltsrecht?
Arbeitgeber sind nach § 4a Abs. 5 AufenthG verpflichtet, sich vor Beschäftigungsbeginn zu vergewissern, dass ihr ausländischer Mitarbeiter zur Beschäftigung berechtigt ist. Für die gesamte Dauer des Arbeitsverhältnisses muss eine Kopie des Aufenthaltstitels, der Duldung oder der Aufenthaltsgestattung aufbewahrt werden — in Papier- oder elektronischer Form.
Für die Erteilung des Aufenthaltstitels holt die Ausländerbehörde in der Regel die Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit ein. Diese prüft, ob sich die Beschäftigung nachteilig auf den deutschen Arbeitsmarkt auswirkt und ob vorrangige Bewerber vorhanden sind. Bei Inhabern der Blauen Karte EU, bei inländisch ausgebildeten Fachkräften und bei bestimmten Führungskräften entfällt diese Prüfung. Leitende Angestellte mit Generalvollmacht oder Prokura erhalten einen Aufenthaltstitel sogar ohne Zustimmung der Zentralen Auslands- und Fachvermittlung.
Das Visum zur Arbeitsaufnahme beantragt die Fachkraft selbst vor der Einreise bei der deutschen Auslandsvertretung im Herkunftsland. Hierfür ist in der Regel ein unterschriebener Arbeitsvertrag erforderlich. Praktischer Tipp: Im Arbeitsvertrag lässt sich vereinbaren, dass er aufschiebend bedingt ist — er wird erst wirksam, wenn das Visum tatsächlich erteilt wird. Das schützt beide Seiten vor Planungsunsicherheiten beim Scheitern des Visa-Verfahrens.
Nach Einreise ersetzt die Ausländerbehörde das Einreise-Visum durch einen Aufenthaltstitel. Die Blaue Karte EU wird von der Ausländerbehörde am deutschen Wohnort ausgestellt und kann — je nach Laufzeit des Arbeitsvertrags — für bis zu vier Jahre erteilt werden. Eine Niederlassungserlaubnis ist für Inhaber der Blauen Karte EU bereits nach 33 Monaten möglich, bei nachgewiesenen Deutschkenntnissen auf B1-Niveau sogar nach 21 Monaten.
Konkrete Arbeitgeberpflicht: Reicht ein Kandidat noch keine vollständige Anerkennung nach, kann das Unternehmen eine Anerkennungspartnerschaft eingehen. Der Arbeitgeber verpflichtet sich dabei vertraglich, das Anerkennungsverfahren aktiv zu begleiten und der Fachkraft eine qualifizierte Stelle anzubieten. Die Bundesagentur für Arbeit muss der Partnerschaft zustimmen; das Unternehmen muss seine Eignung als Ausbildungsbetrieb nachweisen, etwa durch Eintragung in der Lehrlingsrolle der zuständigen Kammer in den letzten drei Jahren.
Praxis-Tipp
Arbeitgeber müssen gemäß § 4a Abs. 5 AufenthG vor Beschäftigungsbeginn prüfen, ob ein gültiger Aufenthaltstitel mit Arbeitserlaubnis vorliegt, und eine Kopie für die Dauer der Beschäftigung aufbewahren — ein Versäumnis ist eine Ordnungswidrigkeit.
Was muss im Arbeitsvertrag mit ausländischen Fachkräften stehen?
Wird eine Fachkraft aus einem Drittland in Deutschland beschäftigt, gilt für das Arbeitsverhältnis grundsätzlich deutsches Recht — die Staatsangehörigkeit allein ändert daran nichts. Das bedeutet: alle Mindeststandards des deutschen Arbeitsrechts (Kündigungsschutz, Entgeltfortzahlung, Urlaubsrecht nach § 1 BUrlG, Arbeitszeitgesetz) greifen ohne Einschränkung.
Pflichtangaben nach dem Nachweisgesetz (NachwG) — das seit August 2022 für alle Arbeitsverträge gilt — sind auch hier vollumfänglich zu erfüllen: Beginn, voraussichtliche Dauer bei Befristung, Arbeitsort, Tätigkeitsbeschreibung, Vergütung und Arbeitszeit müssen schriftlich dokumentiert sein. Bei ausländischen Arbeitnehmern empfiehlt sich zusätzlich eine zweisprachige Vertragsfassung, um Missverständnisse bei der Vertragserfüllung zu minimieren — rechtlich maßgeblich ist jedoch immer die deutsche Fassung.
Für die Blaue Karte EU muss der Arbeitsvertrag eine Laufzeit von mindestens sechs Monaten haben. Das Bruttojahresgehalt muss für 2026 mindestens 50.700 Euro betragen, in anerkannten Mangelberufen genügen 45.934,20 Euro. Unterschreitet das vereinbarte Gehalt diese Schwelle, ist die Erteilung der Blauen Karte EU ausgeschlossen — der Vertrag muss vor Visa-Antragstellung entsprechend angepasst werden.
Sonderfall Remote-Arbeit: Wird die Fachkraft nicht dauerhaft in Deutschland tätig, sondern soll sie aus dem Herkunftsland für das deutsche Unternehmen arbeiten, gilt das dortige Arbeitsrecht. Im Sozialversicherungsrecht gilt das Territorialprinzip: Das anwendbare Recht richtet sich nach dem Ort der Tätigkeit. Für KMU kann diese Konstellation zusätzliche Pflichten auslösen — bis hin zum Risiko einer steuerlichen Betriebsstätte im Ausland, wenn die Tätigkeit dauerhaft und strukturiert dort ausgeübt wird. Im Zweifel ist hier die Abstimmung mit einem Steuerberater erforderlich.
Der Vertrag sollte außerdem eine Klausel zur auflösenden Bedingung enthalten, die das Arbeitsverhältnis an das Fortbestehen eines gültigen Aufenthaltstitels knüpft. Erlischt der Aufenthaltstitel — etwa weil eine Verlängerung nicht rechtzeitig beantragt wurde — darf der Arbeitgeber die Beschäftigung nicht fortsetzen. Eine solche Klausel schützt vor unbewusstem Verstoß gegen das Beschäftigungsverbot und gibt HR-Abteilungen einen klaren Handlungsrahmen.
Wichtig zu wissen
Die Blaue Karte EU setzt seit November 2023 ein Bruttojahresgehalt von mindestens 50 Prozent der Beitragsbemessungsgrenze der allgemeinen Rentenversicherung voraus — für 2026 entspricht das 50.700 Euro, in Mangelberufen 45.934,20 Euro.
