Ein Mitarbeiter ist seit Wochen krankgemeldet — die HR-Leitung wartet ab, der Geschäftsführer hofft auf baldige Rückkehr. Was viele KMU dabei übersehen: Sobald die gesetzliche Schwelle von sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit innerhalb von zwölf Monaten überschritten ist, entsteht kraft Gesetzes die Pflicht zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM). Die Norm ist klar: § 167 Abs. 2 SGB IX gilt für jeden Arbeitgeber in Deutschland, unabhängig von Branche und Betriebsgröße.
Wer das BEM nicht oder fehlerhaft einleitet, verliert im Streitfall eine entscheidende Prozessposition. Das Bundesarbeitsgericht hat in mehreren Urteilen klargestellt, dass ein unterlassenes BEM die Darlegungs- und Beweislast des Arbeitgebers bei krankheitsbedingten Kündigungen erheblich verschärft. Für Geschäftsführer und HR-Leiter bedeutet das: Das BEM ist kein bürokratischer Akt, sondern ein rechtliches Schutzinstrument — für beide Seiten.
Dieser Ratgeber zeigt, wann die BEM-Pflicht konkret ausgelöst wird, wie ein rechtssicherer Prozess aussieht, welche Fehler in der Praxis häufig unterlaufen und was das Verfahren für eine spätere krankheitsbedingte Kündigung bedeutet.
Wann entsteht die BEM-Pflicht und was genau löst sie aus?
Die BEM-Pflicht entsteht, sobald ein Beschäftigter innerhalb eines Jahreszeitraums von zwölf Monaten insgesamt mehr als 42 Kalendertage arbeitsunfähig war — gleichgültig, ob diese Tage auf eine einzige zusammenhängende Erkrankung oder auf mehrere Einzelkrankheiten verteilt sind. Der maßgebliche Paragraph ist § 167 Abs. 2 SGB IX. Die Frist gilt ab dem ersten Beschäftigten, für alle Branchen und ohne Mindestschwelle bei der Betriebsgröße.
Für die Fristberechnung zählen Kalendertage, nicht Arbeitstage. Ein Mitarbeiter, der Mitte Januar erkrankt und bis Ende März durchgehend krankgeschrieben ist, erreicht die Schwelle von 42 Tagen bereits Anfang März. Ab diesem Zeitpunkt ist der Arbeitgeber zum Handeln verpflichtet — er darf die Rückkehr des Mitarbeiters nicht einfach abwarten.
Praxis-Beispiel: Ein Buchhalter in einem Hannoveraner Produktionsunternehmen (rund 80 Mitarbeiter) war zwischen Januar und Dezember insgesamt dreimal krankgemeldet — jeweils zwei bis drei Wochen. Kumuliert ergaben sich 51 Kalendertage. Die Personalleitung hatte keine systemische Überwachung der Fehlzeiten und erkannte die BEM-Pflicht erst, als die Arbeitsrechtlerin anlässlich einer internen Prüfung im Folgejahr darauf hinwies. Das BEM wurde nachgeholt — zu spät für die ursprüngliche Zeitperiode, aber noch vor einer geplanten Kündigung.
Wichtig für die Praxis: Der Jahreszeitraum ist rollierend, nicht kalendarisch. Er beginnt nicht zwingend am 1. Januar, sondern kann jeden beliebigen Zwölfmonatszeitraum umfassen. HR-Systeme sollten deshalb einen automatischen Alert setzen, sobald ein Beschäftigter die 42-Tage-Marke überschreitet. Wer diese Überwachung vernachlässigt, riskiert, die Pflicht unbewusst zu verletzen.
§ 167 Abs. 2 SGB IX gilt ausdrücklich für alle Beschäftigten — also nicht nur für schwerbehinderte Menschen. Die BEM-Pflicht ist damit kein Sonderschutz für eine bestimmte Personengruppe, sondern eine allgemeine Fürsorgepflicht des Arbeitgebers gegenüber der gesamten Belegschaft.
Wie setzt der Arbeitgeber den BEM-Prozess rechtssicher um?
Ein rechtssicheres BEM beginnt mit einem formal korrekten Einladungsschreiben. Das Bundesarbeitsgericht hat in seiner Entscheidung vom 18. November 2021 — 2 AZR 138/21 präzisiert, welche Anforderungen das Schreiben erfüllen muss: Es muss den Betroffenen umfassend über Ziel, Ablauf und die Art der im Verfahren erhobenen Daten informieren und ausdrücklich auf die Freiwilligkeit der Teilnahme hinweisen.
Der Arbeitgeber trägt nach aktueller Rechtsprechung die Darlegungs- und Beweislast dafür, dass das Einladungsschreiben dem Arbeitnehmer zugegangen ist. Das BAG hat dies zuletzt im Urteil vom 7. Mai 2026 — 2 AZR 184/25 erneut bestätigt. Empfehlenswert ist deshalb der Versand per Einschreiben mit Rückschein oder die persönliche Übergabe mit Empfangsquittung. Ein einfacher Briefversand oder eine formlose E-Mail genügt bei Zweifeln nicht.
Inhaltlich muss das Einladungsschreiben mindestens folgende Punkte abdecken: Hinweis auf die Ziele des BEM (Überwindung der Arbeitsunfähigkeit, Prävention, Erhalt des Arbeitsplatzes), Information über beteiligte Stellen (Betriebsrat oder Personalrat, Betriebsarzt, bei schwerbehinderten Mitarbeitern das Integrationsamt), Hinweis auf die Freiwilligkeit der Teilnahme und die datenschutzrechtliche Einwilligungserfordernis gemäß Art. 9 DSGVO für die Verarbeitung von Gesundheitsdaten.
Das BEM-Gespräch selbst ist ein ergebnisoffener Suchprozess: Ziel ist nicht die Feststellung, ob der Mitarbeiter entlassen werden kann, sondern die gemeinsame Suche nach Maßnahmen — etwa Arbeitsplatzanpassungen, eine stufenweise Wiedereingliederung nach dem Hamburger Modell, Änderung der Arbeitszeiten oder Versetzung auf einen gesundheitsschonenderen Arbeitsplatz. Das Ergebnis ist zu dokumentieren.
Verfahrensfehler eines vom Arbeitgeber beauftragten externen Dienstleisters werden dem Arbeitgeber nach § 278 BGB zugerechnet. Wer das BEM auslagert, bleibt damit in der vollen Verantwortung für die korrekte Durchführung. Die Delegation befreit nicht von der Haftung für Prozessfehler.
Praxis-Tipp
Die BEM-Pflicht nach § 167 Abs. 2 SGB IX entsteht, sobald ein Beschäftigter innerhalb von zwölf Monaten mehr als 42 Kalendertage (sechs Wochen) arbeitsunfähig war — ununterbrochen oder kumuliert.
Was gilt, wenn der Arbeitnehmer das BEM ablehnt?
Die Teilnahme am BEM ist für den Arbeitnehmer freiwillig. Verweigert er nach ordnungsgemäßer Einladung seine Zustimmung, entfällt die Durchführungspflicht des Arbeitgebers für diesen Zeitraum. Allerdings gilt: Eine bloße Ablehnung eines Termins oder eines Personalgesprächs reicht nicht aus, um von einer wirksamen Verweigerung auszugehen. Der Arbeitnehmer muss eindeutig und nach vollständiger Aufklärung über das BEM auf seine Teilnahme verzichten.
Der Arbeitgeber muss die Ablehnung sorgfältig dokumentieren. Fehlt diese Dokumentation, kann er sich im späteren Kündigungsschutzprozess nicht wirksam darauf berufen, das BEM sei daran gescheitert, dass der Mitarbeiter nicht mitgewirkt habe. Empfehlenswert ist ein schriftlicher Hinweis auf die Konsequenzen der Verweigerung, verbunden mit einer erneuten Möglichkeit zur Teilnahme.
Lehnt der Arbeitnehmer ab, sollte der Arbeitgeber dies schriftlich festhalten und dem Mitarbeiter eine Frist zur Stellungnahme einräumen — idealerweise zwei Wochen. Gleichzeitig sollte das HR-System so eingestellt sein, dass bei Erreichen der 42-Tage-Schwelle in einem neuen Zwölfmonatszeitraum automatisch ein neues Einladungsverfahren ausgelöst wird.
Das BAG klargestellt, dass bei jedem erneuten Erreichen der gesetzlichen Schwelle ein neues BEM angeboten werden muss. Ein früheres Verfahren oder eine frühere Ablehnung durch den Arbeitnehmer entbindet den Arbeitgeber nicht von dieser Pflicht in der nächsten Periode. Diese Wiederholungspflicht wird in der Praxis häufig unterschätzt.
Wichtig zu wissen
Unterlässt der Arbeitgeber das BEM, trägt er im Kündigungsschutzprozess die vollständige Beweislast dafür, dass auch ein durchgeführtes BEM die Kündigung nicht hätte verhindern können.
