Der Co-Geschäftsführer ist plötzlich krankgeschrieben — für sechs Wochen, vielleicht länger. Oder er tritt fristlos zurück, weil der Gesellschafterstreit eskaliert. In beiden Momenten verändert sich Ihre Haftungsposition grundlegend: Was bis gestern auf zwei Schultern ruhte, lastet nun vollständig auf Ihnen. Prüfen Sie jetzt Ihren Fall über /formular, bevor aus einer operativen Lücke ein persönliches Haftungsrisiko wird.
Das Gesetz kennt keine Schonfrist für den verbleibenden Geschäftsführer. § 43 Abs. 1 GmbHG fordert jederzeit die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes — unabhängig davon, ob die Ressort-Aufteilung intern vereinbart war oder nicht. Wer das verkennt, unterschätzt das Risiko einer unbegrenzten persönlichen Haftung gegenüber der Gesellschaft.
Dieser Ratgeber zeigt, welche Pflichten bei einem Ausfall des Co-Geschäftsführers sofort auf Sie übergehen, welche Haftungsfallen in der Übergangsphase besonders gefährlich sind und mit welchen konkreten Maßnahmen Sie Ihre Position absichern.
Was bedeutet Gesamtverantwortlichkeit beim Ausfall des Co-Geschäftsführers?
Haben zwei Geschäftsführer ihre Aufgaben intern nach Ressorts aufgeteilt — einer verantwortet Finanzen und Compliance, der andere Operations und Personal — ändert sich bei einem Ausfall die Rechtslage sofort. Der BGH geht von einer Allzuständigkeit jedes Geschäftsführers aus. Ressort-Trennungen begrenzen zwar im Normalfall die tägliche Arbeit, heben aber den Grundsatz der Gesamtzuständigkeit nicht auf. Sobald der Co-Geschäftsführer ausfällt, sind die verbleibenden Pflichten aus dem fremden Bereich nicht automatisch suspendiert — sie gehen auf Sie über.
§ 43 Abs. 1 GmbHG formuliert den Maßstab eindeutig: Geschäftsführer haben in allen Angelegenheiten der Gesellschaft die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes anzuwenden. Das Gericht fragt im Haftungsfall nicht, ob Sie zuständig waren, sondern ob jemand zuständig war und gehandelt hat. Fehlende Zuständigkeit ist keine Verteidigung, fehlende Kapazität erst recht nicht. Wer das Amt innehat, trägt die Pflicht — vollständig.
In der Praxis heißt das: Steuervoranmeldungen, Sozialversicherungsbeiträge, Compliance-Berichte und bankrelevante Finanzdaten müssen weiter fristgerecht bearbeitet werden, auch wenn der dafür originär zuständige Kollege fehlt. Unterbleibt dies, droht schnell eine Haftung nach § 69 AO für Steuerverbindlichkeiten oder nach § 266a StGB bei nicht abgeführten Sozialabgaben — beides trifft den Geschäftsführer persönlich.
Auch bei einer vorübergehenden Krankheit gilt: Ab dem Moment, in dem die Handlungsunfähigkeit erkennbar ist, beginnen Ihre Sorgfaltspflichten für das gesamte Unternehmen zu laufen. Wer erst nach Wochen reagiert, weil er hoffte, der Kollege komme zurück, riskiert, in der Zwischenzeit entstandene Schäden vollständig selbst zu tragen.
Welche Haftungsfallen entstehen konkret in der Ausfall-Phase?
Die gefährlichste Konstellation entsteht, wenn der ausgefallene Co-Geschäftsführer allein die Liquiditäts-Überwachung verantwortet hat. Wird die Zahlungsunfähigkeit nicht rechtzeitig erkannt, greift § 15a InsO: Die Insolvenzantragspflicht trifft jeden amtierenden Geschäftsführer. Wird der Antrag zu spät gestellt, haftet der verbleibende Geschäftsführer persönlich für alle Zahlungen, die nach Eintritt der Insolvenzreife noch geleistet wurden. Der BGH hat in mehreren Entscheidungen betont, dass diese Pflicht nicht delegierbar und nicht durch interne Ressort-Regeln einschränkbar ist.
Ein weiteres Risiko liegt im Vertragsrecht: Laufen Verträge mit wesentlichen Lieferanten oder Kunden, für die der ausgefallene Kollege allein zeichnungsberechtigt war, drohen bei fehlender Reaktion Verzugsschäden oder Vertragsstrafen, die die Gesellschaft treffen. Waren im Gesellschaftsvertrag Gesamtvertretungsregeln vereinbart, kann die GmbH nach außen hin vorübergehend handlungsunfähig werden — mit allen Konsequenzen für schwebende Verhandlungen und Fristen.
Ein Praxis-Beispiel: In einem mittelständischen Software-Unternehmen aus dem Raum Stuttgart übernahm der verbleibende Geschäftsführer nach dem plötzlichen Krankheitsausfall seines Kollegen keine Kontrolle über die Lohnbuchhaltung. Über zwei Monate wurden Sozialversicherungsbeiträge nicht abgeführt. Die Krankenkasse leitete ein Haftungsverfahren nach § 266a StGB ein. Das Verfahren endete zwar ohne Verurteilung, weil der Geschäftsführer nach Kenntnisnahme unverzüglich gehandelt hatte — die anwaltlichen Kosten und der Reputationsschaden waren jedoch erheblich.
Hinzu kommt die Außenhaftung: Wer im Rechtsverkehr erkennbar nur noch ein Geschäftsführer handelt, muss sicherstellen, dass er die Vertretungsbefugnis korrekt ausübt. Fehlt im Gesellschaftsvertrag eine Alleinvertretungsermächtigung, reicht eine Einzelunterschrift möglicherweise nicht. Falsch abgeschlossene Verträge können die GmbH binden oder — schlimmer — den Geschäftsführer persönlich nach Rechtsscheingrundsätzen haften lassen.
Praxis-Tipp
Fällt der Co-Geschäftsführer aus, gilt nach § 43 GmbHG sofort der Grundsatz der Gesamtverantwortlichkeit — interne Ressort-Aufteilungen schützen den verbleibenden Geschäftsführer nicht vor Haftung in fremden Bereichen.
Was sagt die BGH-Rechtsprechung zur Überwachungspflicht bei Ressort-Aufteilung?
Der BGH hat mit Urteil vom 14. März 2023 – II ZR 162/21 seine Rechtsprechung zur Allzuständigkeit des Geschäftsführers präzisiert und ausdrücklich bestätigt, dass Überwachungspflichten außerhalb des eigenen Ressorts bestehen. Im konkreten Fall haftetete ein Geschäftsführer für eine schadhafte Überweisung, die formell nicht in seinen Aufgabenbereich fiel — das Gericht stellte auf die Gesamtverantwortung ab. Diese Linie gilt direkt für den Ausfall-Fall: Wer seinen Kollegen nicht überwacht, während er dessen Aufgaben faktisch übernimmt, riskiert doppelt.
Bereits mit Urteil vom 6. November 2018 – II ZR 11/17 hat der BGH klargestellt, dass eine interne Aufgabenteilung unter Geschäftsführern zwar die alltägliche Arbeitslast verteilt, aber keine abschließende Haftungszuordnung schafft. Erkennt ein Geschäftsführer Anzeichen für Pflichtverletzungen im Nachbarressort — etwa weil Berichte ausbleiben oder Kennzahlen auffällige Entwicklungen zeigen — muss er eingreifen. Diese Eingriffspflicht verdichtet sich zur Handlungspflicht, sobald der Co-Geschäftsführer ausfällt.
Für die Beweislast gilt: Die Gesellschaft — im Insolvenzfall der Insolvenzverwalter — muss den Schaden und die Pflichtverletzung darlegen. Der Geschäftsführer muss dann beweisen, dass er seine Sorgfaltspflichten erfüllt hat oder kein Verschulden trifft. Im Ausfall-Szenario ist dieser Entlastungsbeweis besonders schwer zu führen, wenn keine Dokumentation über ergriffene Sofortmaßnahmen existiert. Protokolle, E-Mails, Gesellschafterbeschlüsse und nachgewiesene Reaktionszeiten sind das einzige verlässliche Mittel zur Entlastung.
Die Business Judgment Rule, die Geschäftsführern bei unternehmerischen Entscheidungen einen Beurteilungsspielraum gewährt, hilft hier nur begrenzt. Sie schützt risikobehaftete Entscheidungen auf angemessener Informationsgrundlage — sie schützt jedoch nicht vor Untätigkeit. Wer in der Ausfall-Phase schlicht abwartet, handelt nicht unternehmerisch, sondern pflichtwidrig. Das unterscheidet die Ausfall-Haftung von klassischen Fehlentscheidungen.
Wichtig zu wissen
Die Haftung nach § 43 Abs. 2 GmbHG ist betragsmäßig unbegrenzt und greift auf das Privatvermögen des Geschäftsführers durch — auch dann, wenn die Pflichtverletzung im ursprünglich fremden Ressort des ausgefallenen Co-Geschäftsführers liegt.
So sichern Sie die Handlungsfähigkeit der GmbH nach dem Ausfall
Die erste Maßnahme am Tag des erkennbaren Ausfalls ist die Gesellschafterversammlung. Rufen Sie diese unverzüglich ein oder handeln Sie im Umlaufverfahren, wenn der Gesellschaftsvertrag das zulässt. Die Gesellschafter können einen Interims-Geschäftsführer bestellen, einen Stellvertreter nach § 44 GmbHG einsetzen oder Ihnen eine ausdrückliche Alleinvertretungsbefugnis einräumen. Ohne diesen Schritt bleiben alle Handlungen unter der Unsicherheit fehlender oder zweifelhafter Vertretungsmacht.
Parallel dazu müssen Sie sämtliche laufenden Fristen des ausgefallenen Kollegen erfassen: Steuer- und Abgabefristen, offene Vertragsunterzeichnungen, Compliance-Berichte, Kreditlinien-Reviews und arbeitsrechtliche Fristen für das HR-Ressort. Eine einfache Prioritätsliste mit Fälligkeit und gesetzlicher Grundlage reicht als Ausgangsdokument — entscheidend ist, dass Sie beweisen können, innerhalb kürzester Zeit gehandelt zu haben. Prüfen Sie Ihren konkreten Fall über /formular.
Dokumentieren Sie jeden Schritt schriftlich. Senden Sie als verbleibender Geschäftsführer eine E-Mail an die Gesellschafter mit einer Zusammenfassung der Situation, der erkannten Risiken und der geplanten Sofortmaßnahmen. Diese E-Mail kann im Haftungsfall als Entlastungsbeweis dienen, weil sie Ihre Reaktionsgeschwindigkeit und Ihren Kenntnisstand belegt. Ein formloser Gesellschafterbeschluss ist zusätzlich empfehlenswert.
Prüfen Sie außerdem, ob Ihre D&O-Versicherung die Ausfall-Phase abdeckt. Viele Policen enthalten Obliegenheiten zur unverzüglichen Schadensmeldung. Wer erst nach Wochen die Versicherung informiert, riskiert Deckungsstreitigkeiten. Im Zweifel sollten Sie die Versicherung bereits bei Erkennbarkeit des Ausfalls benachrichtigen — ein kurzes Schreiben mit Sachverhaltsschilderung genügt für eine Erstmeldung.
Schließlich sollten Sie prüfen, ob eine prokuristische Unterstützung oder externe Interim-Manager für das betroffene Ressort sofortige Entlastung schaffen. Der Geschäftsführer kann Aufgaben delegieren — muss aber, wie der BGH ausdrücklich betont hat, die eingesetzten Personen sorgfältig auswählen und überwachen. Auch hier gilt: Wer delegiert, haftet für Auswahl und Kontrolle.
Wie schützen Gesellschaftsvertrag und D&O-Versicherung langfristig?
Der beste Schutz vor dem Ausfall-Szenario ist präventiver Natur. Ein gut gestalteter Gesellschaftsvertrag regelt nicht nur die Ressort-Aufteilung, sondern enthält explizite Regelungen für den Fall des Ausfalls: Wer erhält automatisch Alleinvertretungsbefugnis? Ab wann gilt eine Abwesenheit als Ausfall? Welche Frist gilt für die Bestellung eines Nachfolgers oder Stellvertreters? Diese Regelungen verhindern operative Handlungsunfähigkeit und schaffen Klarheit für Banken, Vertragspartner und Behörden.
Eine D&O-Versicherung — Directors and Officers Liability — deckt im Kern die persönliche Haftung des Geschäftsführers bei Pflichtverletzungen im Innenverhältnis zur GmbH und, je nach Police, auch im Außenverhältnis. Für die Ausfall-Phase ist entscheidend, dass die Police auch sogenannte Claims-Made-Klauseln enthält, die Schäden abdecken, die während der Versicherungszeit geltend gemacht werden — nicht nur solche, die in der Versicherungszeit entstanden sind. Lassen Sie Ihre Police hierauf prüfen.
Intern empfiehlt sich eine schriftliche Geschäftsordnung für die Geschäftsführung, die Ressort-Zuständigkeiten, Eskalationspfade und Vertretungsregeln dokumentiert. Diese Geschäftsordnung ist kein Garant gegen Haftung — aber sie ist ein starkes Entlastungsindiz, weil sie zeigt, dass die Gesellschaft organisatorisch aufgestellt war. Gerichte berücksichtigen dokumentierte Compliance-Strukturen bei der Bewertung von Sorgfaltspflichtverletzungen regelmäßig zu Gunsten des Geschäftsführers.
Auch die Entlastung durch die Gesellschafterversammlung nach § 46 Nr. 5 GmbHG ist ein Instrument — allerdings nur mit Wirkung für bekannte Sachverhalte. Sie schließt Haftungsansprüche aus, die den Gesellschaftern zum Entlastungszeitpunkt bekannt waren oder bei zumutbarer Sorgfalt hätten bekannt sein müssen. Für verdeckte Risiken aus der Ausfall-Phase, die erst später entdeckt werden, greift die Entlastung nicht rückwirkend. Wer auf Entlastung allein vertraut, unterschätzt die Restrisiken erheblich.
Ihre Checkliste auf einen Blick
- Fällt der Co-Geschäftsführer aus, gilt nach § 43 GmbHG sofort der Grundsatz der Gesamtverantwortlichkeit — interne Ressort-Aufteilungen schützen den verbleibenden Geschäftsführer nicht vor Haftung in fremden Bereichen.
- Die Haftung nach § 43 Abs. 2 GmbHG ist betragsmäßig unbegrenzt und greift auf das Privatvermögen des Geschäftsführers durch — auch dann, wenn die Pflichtverletzung im ursprünglich fremden Ressort des ausgefallenen Co-Geschäftsführers liegt.
- Der BGH hat mit Urteil vom 14. März 2023 – II ZR 162/21 klargestellt, dass Überwachungspflichten außerhalb des eigenen Aufgabenbereichs den Geschäftsführer treffen — der Ausfall eines Kollegen verschärft diese Pflicht weiter.
- Ansprüche aus § 43 GmbHG verjähren in fünf Jahren ab der Pflichtverletzung, sodass Haftungsrisiken aus einer Ausfall-Phase die Gesellschaft und den Geschäftsführer noch lange nach Normalisierung belasten können.
- Eine D&O-Versicherung, dokumentierte Sofortmaßnahmen und die schnelle Bestellung eines Interims-Geschäftsführers oder eines Stellvertreters nach § 44 GmbHG sind die wichtigsten Schutzinstrumente in der Übergangsphase.
Fazit
Der Ausfall eines Co-Geschäftsführers ist kein verwaltungstechnisches Problem — er ist ein Haftungsereignis. Ab dem Moment der Erkennbarkeit laufen Ihre Sorgfaltspflichten für das gesamte Unternehmen, betragsmäßig unbegrenzt und ohne Rücksicht auf frühere Ressort-Grenzen. Wer jetzt rasch handelt, die Gesellschafterversammlung einberuft, Fristen sichert, Sofortmaßnahmen dokumentiert und rechtliche Beratung einholt, schützt sein Privatvermögen und die Handlungsfähigkeit der GmbH. Starten Sie Ihre Fallprüfung direkt über /formular. Dieser Beitrag wurde von RA Marek Schauer fachlich geprüft — Details zur Person unter /anwaelte/marek-schauer.
Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Rechtsberatung — bei konkreten Fragen wenden Sie sich an einen Rechtsanwalt.
