Kündigungsschreiben Mitarbeiter — Muster-Aufbau & Checkliste

Kündigungsschreiben Arbeitsvertrag — Aufbau & Checkliste (Arbeitgeber)

Aufbau und Pflicht-Checkliste eines Arbeitgeber-Kündigungsschreibens — Form, Frist, Zugang, Sonderfälle.

Die meisten Arbeitgeber-Kündigungen scheitern nicht inhaltlich, sondern an Formfehlern: fehlende Schriftform, falsche Frist, nicht nachweisbarer Zugang oder eine übersehene Anhörung.

Diese Checkliste fasst zusammen, worauf ein Kündigungsschreiben formal achten muss. Achtung: Ab 10 Arbeitnehmern greift das Kündigungsschutzgesetz (KSchG) — dann brauchen Sie zusätzlich einen Kündigungsgrund.

1. Form (zwingend)

Schriftform nach § 623 BGB: eigenhändige Originalunterschrift, keine E-Mail, kein Fax, keine Textnachricht.
Unterschrift durch eine kündigungsberechtigte Person (Geschäftsführer/Prokurist) oder mit Originalvollmacht.
Klarer Kündigungswille und Bezeichnung des Arbeitsverhältnisses.

2. Frist & Termin

Richtige Kündigungsfrist nach § 622 BGB bzw. Arbeits-/Tarifvertrag (steigt mit Betriebszugehörigkeit).
Kündigung „zum nächst zulässigen Termin" als Sicherung gegen Fristfehler.
Ordentliche oder außerordentliche (fristlose) Kündigung sauber unterscheiden.

3. Zugang nachweisen

Die Kündigungsfrist läuft erst ab Zugang — der Arbeitgeber trägt die Beweislast.

Persönliche Übergabe mit Zeugen oder Empfangsbestätigung.
Einwurf-Einschreiben oder Bote mit Zustellnachweis.
Datum des tatsächlichen Zugangs dokumentieren.

4. Vorab zu prüfen (sonst unwirksam)

Betriebsrat angehört? (§ 102 BetrVG — ohne Anhörung ist die Kündigung unwirksam.)
Sonderkündigungsschutz? (Schwangerschaft, Elternzeit, Schwerbehinderung, Betriebsrat — Behördenzustimmung nötig.)
Bei betriebsbedingter Kündigung: Sozialauswahl durchgeführt?
Bei verhaltensbedingter Kündigung: i. d. R. einschlägige Abmahnung vorhanden?

5. Inhaltlicher Aufbau des Schreibens

Anschrift des Arbeitnehmers und Datum.
Erklärung „kündige ich das zwischen uns bestehende Arbeitsverhältnis ordentlich/außerordentlich".
Beendigungszeitpunkt.
Hinweis auf Verpflichtung zur Arbeitslosmeldung (§ 38 SGB III).
Ggf. Freistellung und Resturlaub.
Unterschrift.

Tipp: Diese Checkliste lässt sich mit Strg/Cmd + P als PDF speichern oder ausdrucken.

Wann Sie einen Anwalt einschalten sollten

• Im Betrieb arbeiten mehr als 10 Arbeitnehmer (KSchG greift — Kündigungsgrund nötig).
• Sonderkündigungsschutz ist möglich (Schwangerschaft, Schwerbehinderung, Elternzeit).
• Es soll fristlos gekündigt werden (sehr strenge Anforderungen, 2-Wochen-Frist).
• Sie wollen eine Kündigungsschutzklage vermeiden oder einen Aufhebungsvertrag prüfen.

Häufige Fragen

Darf ich per E-Mail oder WhatsApp kündigen?

Nein. § 623 BGB verlangt zwingend die Schriftform mit eigenhändiger Originalunterschrift. Eine Kündigung per E-Mail, Fax oder Messenger ist nichtig.

Muss ich den Kündigungsgrund ins Schreiben schreiben?

Bei der ordentlichen Kündigung in der Regel nicht. Bei der außerordentlichen Kündigung muss der Grund auf Verlangen unverzüglich schriftlich mitgeteilt werden (§ 626 Abs. 2 BGB).

Wann gilt das Kündigungsschutzgesetz?

Wenn im Betrieb mehr als 10 Arbeitnehmer beschäftigt sind und das Arbeitsverhältnis länger als 6 Monate besteht. Dann ist die Kündigung nur mit personen-, verhaltens- oder betriebsbedingtem Grund wirksam.

Diese Checkliste ist eine allgemeine Orientierung und keine Rechtsberatung. Eine fehlerhafte Kündigung kann zu Lohnnachzahlungen und Weiterbeschäftigung führen — im Zweifel vor Ausspruch anwaltlich prüfen lassen.

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