Ein Aufhebungsvertrag ist unterschrieben, die Abfindungssumme steht im Vertrag – und trotzdem drohen Monate später böse Überraschungen. Seit dem 1. Januar 2025 wendet der Arbeitgeber die Fünftelregelung nicht mehr automatisch beim Lohnsteuerabzug an. Für Geschäftsführer, CFOs und HR-Verantwortliche in mittelständischen Unternehmen bedeutet das: Die steuerliche Kommunikation gegenüber ausscheidenden Mitarbeitenden muss sich ändern, sonst entstehen Konflikte über die tatsächliche Nettoauszahlung.
Gleichzeitig bleiben die klassischen Risikofelder bestehen: Sozialversicherungspflicht bei falsch deklarierten Abfindungsbestandteilen, Sperrzeiten und Ruhenszeiten beim Arbeitslosengeld durch unsauber formulierte Beendigungstermine sowie persönliche Haftungsrisiken der Geschäftsführung bei wirtschaftlich nachteiligen Vereinbarungen. Wer Aufhebungsverträge im Unternehmen standardisiert einsetzt, braucht belastbare Vorlagen und eine klare Abstimmung mit steuerrechtliche Einordnung und Rechtsberatung.
Wie wird die Abfindung aus dem Aufhebungsvertrag heute versteuert?
Der Arbeitgeber zieht die Abfindung seit 2025 zunächst mit dem vollen regulären Steuersatz ab, die Steuervergünstigung nach § 34 EStG muss der Arbeitnehmer separat beim Finanzamt geltend machen. Bis Ende 2024 konnte der Arbeitgeber die sogenannte Fünftelregelung noch direkt im Lohnsteuerabzugsverfahren anwenden. Das Wachstumschancengesetz hat diese Zuständigkeit gestrichen, um Unternehmen vom Prüfungs- und Berechnungsaufwand zu entlasten.
Die Steuervergünstigung selbst existiert unverändert weiter, sie steht weiterhin in § 34 EStG. Rechnerisch wird die Abfindung so behandelt, als wäre sie über fünf Jahre verteilt zugeflossen, was den Progressionssprung dämpft und die Steuerlast senken kann. Der Unterschied liegt allein im Verfahren: Der Arbeitgeber zahlt zunächst netto weniger aus, das Finanzamt prüft die Tarifermäßigung erst im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung des Arbeitnehmers.
Für Unternehmen entfällt damit zwar der frühere Berechnungsaufwand, die Aufzeichnungspflicht bleibt aber bestehen. Die Abfindung muss weiterhin im Lohnkonto und in der Lohnsteuerbescheinigung gesondert als Entschädigung ausgewiesen werden. Fehlt dieser Ausweis, kann der Arbeitnehmer die Tarifermäßigung später nicht mehr ohne Weiteres nachweisen – ein Punkt, der in Trennungsgesprächen häufig zu Nachfragen führt und aktiv angesprochen werden sollte.
Ein mittelständisches Unternehmen aus dem Rhein-Main-Gebiet trennte sich Ende des Jahres von einer leitenden Angestellten und vereinbarte eine Abfindung im Aufhebungsvertrag. Weil die Auszahlung in den Januar des Folgejahres verschoben wurde, konnte die Steuerlast bewusst auf ein Jahr mit geringerem sonstigem Einkommen gelegt werden. Solche Gestaltungsfragen zum Zuflusszeitpunkt sollten Unternehmen im Zweifel mit einem Steuerberater abstimmen, bevor der Auszahlungstermin im Vertrag fixiert wird.
Ist die Abfindung sozialversicherungspflichtig?
Echte Abfindungen für den Verlust des Arbeitsplatzes sind in der Regel beitragsfrei in der Sozialversicherung, weil sie keinen Gegenwert für erbrachte Arbeitsleistung darstellen. Sie gelten sozialversicherungsrechtlich nicht als Arbeitsentgelt, sondern als Entschädigung für den Wegfall des Arbeitsplatzes und den damit verbundenen Verdienstausfall.
Diese Beitragsfreiheit gilt jedoch nicht pauschal für jede Zahlung, die im Aufhebungsvertrag als Abfindung bezeichnet wird. Enthält die Summe verdeckt rückständigen Arbeitslohn, nicht gezahlte Boni oder Urlaubsabgeltung, wird dieser Anteil beitragspflichtig behandelt. Für HR-Abteilungen bedeutet das: Jede Position im Aufhebungsvertrag – Abfindung, Urlaubsabgeltung, variable Vergütung, Freistellungsvergütung – muss sauber getrennt und korrekt bezeichnet werden.
Besondere Sorgfalt verdient die Abgeltung von Resturlaub. Das Bundesarbeitsgericht hat wiederholt betont, dass Urlaubsansprüche nur verfallen oder verjähren, wenn der Arbeitgeber seinen Mitwirkungsobliegenheiten nachgekommen ist – also rechtzeitig auf den drohenden Verfall hingewiesen und zum Urlaubsantritt aufgefordert hat (BAG, 9 AZR 541/15; BAG, 9 AZR 423/16). Auch die Verjährung nach § 199 BGB setzt eine entsprechende Information durch den Arbeitgeber voraus (BAG, 9 AZR 266/20).
Wird eine pauschale Ausgleichsklausel im Aufhebungsvertrag verwendet, ohne den Resturlaub korrekt zu erfassen oder abzugelten, kann der Arbeitnehmer trotz unterschriebenem Vertrag später zusätzliche Ansprüche geltend machen. Unternehmen sollten deshalb den genauen Urlaubsstand vor Vertragsschluss dokumentieren und im Vertrag explizit regeln, ob und in welcher Höhe Resturlaub abgegolten wird.
Praxis-Tipp
Seit dem 1. Januar 2025 wendet der Arbeitgeber die Fünftelregelung nicht mehr im Lohnsteuerabzug an, der Arbeitnehmer muss die Steuervergünstigung selbst über die Einkommensteuererklärung beantragen.
Welche Risiken bestehen beim Arbeitslosengeld durch Sperrzeit und Ruhen?
Ein Aufhebungsvertrag kann sowohl eine Sperrzeit nach § 159 SGB III als auch ein Ruhen des Anspruchs nach § 158 SGB III auslösen – beides sind eigenständige Mechanismen mit unterschiedlichen Folgen für den Arbeitnehmer und damit auch für die Verhandlungsposition des Unternehmens. Eine Sperrzeit von in der Regel bis zu zwölf Wochen droht, wenn der Arbeitnehmer ohne wichtigen Grund am Ende des Arbeitsverhältnisses mitwirkt.
Das Ruhen nach § 158 SGB III betrifft dagegen Fälle, in denen das Arbeitsverhältnis früher endet, als es die ordentliche Kündigungsfrist des Arbeitgebers vorsehen würde, und dafür eine Abfindung gezahlt wird. Das Ruhen ist keine Sanktion, sondern verschiebt lediglich den Beginn der Auszahlung, die Gesamtbezugsdauer bleibt erhalten. Beide Mechanismen können bei derselben Vereinbarung gleichzeitig greifen und die finanzielle Lücke für den Arbeitnehmer erheblich vergrößern.
Für Unternehmen ist das relevant, weil Arbeitnehmer diese Risiken in Verhandlungen einpreisen und häufig eine höhere Abfindung fordern, um die Lücke beim Arbeitslosengeld auszugleichen. Eine Formulierung im Aufhebungsvertrag, die den tatsächlichen Grund der Beendigung korrekt wiedergibt – etwa eine bereits angekündigte betriebsbedingte Kündigung –, kann eine Sperrzeit vermeiden helfen, ohne den Sachverhalt zu verfälschen.
Ebenso wichtig ist die Einhaltung der ordentlichen Kündigungsfrist als Beendigungstermin, um ein Ruhen zu minimieren. Zusätzlich sollte im Vertrag auf die Meldepflicht nach § 38 SGB III hingewiesen werden: Wer weiß, dass das Arbeitsverhältnis endet, muss sich spätestens drei Monate vorher arbeitsuchend melden, andernfalls drohen dem Arbeitnehmer weitere Nachteile, die wiederum die Verhandlung belasten können.
Wichtig zu wissen
Echte Abfindungen für den Verlust des Arbeitsplatzes sind grundsätzlich sozialversicherungsfrei, sofern sie kein verdecktes Arbeitsentgelt ersetzen.
Wie gestalten Unternehmen die Abfindungshöhe rechtssicher?
Ein gesetzlicher Anspruch auf eine bestimmte Abfindungshöhe besteht bei einer einvernehmlichen Beendigung grundsätzlich nicht, Unternehmen haben hier weiten Gestaltungsspielraum. In der Praxis hat sich die Faustformel von etwa einem halben Bruttomonatsgehalt pro Beschäftigungsjahr etabliert, verbindlich ist sie jedoch nur, wenn ein Tarifvertrag, Sozialplan oder Arbeitsvertrag sie vorschreibt.
Wird die Abfindungshöhe nach Alter oder Betriebszugehörigkeit gestaffelt, muss diese Differenzierung sachlich gerechtfertigt sein, um nicht gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz zu verstoßen. Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass eine Benachteiligung rentennaher Jahrgänge in Sozialplänen zulässig sein kann, wenn sie mit schlechteren Arbeitsmarktchancen jüngerer Beschäftigter und begrenzten Sozialplanmitteln begründet wird (BAG, 1 AZR 475/07).
Für Unternehmen bedeutet das: Eine pauschale Kürzung der Abfindung allein wegen des Renteneintritts oder Alters ohne nachvollziehbare wirtschaftliche Begründung ist angreifbar. Wer Abfindungsformeln unternehmensweit einsetzt, sollte sie einmal grundsätzlich prüfen lassen und danach konsistent anwenden, statt im Einzelfall abzuweichen – uneinheitliche Handhabung ist ein häufiger Ansatzpunkt für spätere Diskriminierungsvorwürfe.
Neben der Höhe verdient die genaue Formulierung der Ausgleichsklausel besondere Aufmerksamkeit. Eine zu weit gefasste Klausel kann unwirksam sein, eine zu enge Klausel lässt Ansprüche offen, die später gerichtlich nachgefordert werden. Beide Fehler kosten Unternehmen Zeit und Geld – eine anwaltliche Prüfung der Vertragsvorlage vor dem breiten Einsatz im Unternehmen zahlt sich hier regelmäßig aus.
Haftet die Geschäftsführung für Fehler beim Aufhebungsvertrag?
Ja, Geschäftsführer können persönlich haften, wenn sie einen wirtschaftlich nachteiligen oder unsorgfältig verhandelten Aufhebungsvertrag ohne die erforderliche Sorgfalt abschließen. Grundlage ist die allgemeine Sorgfaltspflicht nach § 43 GmbHG, die auch bei Personalentscheidungen mit finanzieller Tragweite gilt.
Ein Oberlandesgericht hat sich mit einem Fall befasst, in dem ein Sachwalter Schadensersatzansprüche gegen den Geschäftsführer einer kommunalen GmbH im Zusammenhang mit Forderungsabtretung und einem Aufhebungsvertrag geltend machte (OLG, 4 U 144/23). Solche Verfahren zeigen, dass Aufhebungsverträge in wirtschaftlich angespannten Situationen besonders sorgfältig dokumentiert und intern abgestimmt werden müssen.
In der Beratungspraxis zeigt sich das Risiko häufig bei Unternehmen in der Nähe einer Insolvenz: Wird kurz vor einem möglichen Insolvenzantrag eine hohe Abfindung ausgezahlt, ohne dass die wirtschaftliche Lage und die Zustimmung der Gesellschafterversammlung dokumentiert sind, gerät die Geschäftsführung in eine gefährliche Haftungslage. Ein Insolvenzverwalter kann solche Zahlungen später als anfechtbar oder als Pflichtverletzung einordnen.
Für die tägliche Praxis empfehlen sich deshalb ein Vier-Augen-Prinzip bei größeren Abfindungssummen, eine schriftliche Begründung der wirtschaftlichen Angemessenheit sowie – bei Beträgen oberhalb festgelegter Schwellen – die vorherige Freigabe durch die Gesellschafterversammlung. Diese Dokumentation schützt die Geschäftsführung im Streitfall und beschleunigt gleichzeitig die interne Freigabe künftiger Trennungen.
Ihre Checkliste auf einen Blick
- Seit dem 1. Januar 2025 wendet der Arbeitgeber die Fünftelregelung nicht mehr im Lohnsteuerabzug an, der Arbeitnehmer muss die Steuervergünstigung selbst über die Einkommensteuererklärung beantragen.
- Echte Abfindungen für den Verlust des Arbeitsplatzes sind grundsätzlich sozialversicherungsfrei, sofern sie kein verdecktes Arbeitsentgelt ersetzen.
- Ein Beendigungszeitpunkt vor Ablauf der ordentlichen Kündigungsfrist kann nach § 158 SGB III zum Ruhen des Arbeitslosengeldanspruchs führen, unabhängig von einer Sperrzeit nach § 159 SGB III.
- Altersgestaffelte Abfindungsformeln sind laut Bundesarbeitsgericht nur zulässig, wenn sie sachlich gerechtfertigt sind, etwa durch schlechtere Arbeitsmarktchancen jüngerer Beschäftigter.
- Geschäftsführer können für wirtschaftlich nachteilige oder unsorgfältig verhandelte Aufhebungsverträge persönlich haftbar gemacht werden.
Fazit
Die Abschaffung der Fünftelregelung im Lohnsteuerabzug verändert vor allem die Kommunikation gegenüber ausscheidenden Beschäftigten, nicht die materielle Steuerlast. Wer Aufhebungsverträge im Unternehmen regelmäßig einsetzt, muss zusätzlich Sozialversicherungsfragen, Sperrzeiten- und Ruhensrisiken beim Arbeitslosengeld sowie eine diskriminierungsfreie Abfindungsformel im Blick behalten.
Besonders bei größeren Summen oder wirtschaftlich angespannter Lage kommt die persönliche Haftung der Geschäftsführung hinzu. Eine sauber dokumentierte, rechtlich geprüfte Vertragsvorlage reduziert diese Risiken spürbar und beschleunigt gleichzeitig künftige Trennungsgespräche.
